Zarządzenie nr 2/2011
Dyrektora Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Dukli
z dnia 3 października 2011 r.
w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej
 
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 Ustawy z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240) wprowadza się w Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Dukli Regulamin Kontroli Zarządczej.
 
Postanowienia ogólne

§ 1
Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu organizacji i zasad przeprowadzania kontroli zarządczej w Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Dukli
§ 2
Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy – opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach:
1.      zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2.      skuteczności i efektywności działania,
3.      wiarygodności sprawozdań,
4.      ochrony zasobów,
5.      przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6.      efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7.      zarządzania ryzykiem.
 Środowisko wewnętrzne
 
§ 3
Zatrudnieni w Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Dukli pracownicy samorządowi są świadomi wartości etycznych, określonych w Kodeksie Etycznym Pracowników Samorządowych, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
§ 4
1.      Rekrutacja nowych pracowników przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata.
2.      Rekrutację nowych pracowników przeprowadza komisja rekrutacyjna, w skład której wchodzą:
-         Dyrektor
-         Główny księgowy
-         pracownik stanowiska kadrowo – administracyjnego 
- lub inne dwie osoby wyznaczone przez dyrektora.
3.      Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji zatrudnionych w Zespole Obsługi Placówek Oświatowych pracowników samorządowych określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 398 ze zm.).
4.      Każdemu pracownikowi jednostki przedstawiono na piśmie opis stanowiska pracy, określający zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Przyjęcie opisu stanowiska jest potwierdzone podpisem pracownika. Wzór opisu stanowiska stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.

§ 5
1.	Ocenie podlega praca pracownika samorządowego zatrudnionego w jednostce. Szczegółowe zasady przeprowadzania ocen pracowników samorządowych określa zarządzenie w sprawie określenia sposobu dokonywania okresowej oceny pracowników. 
 
§ 6
1.	Strukturę organizacyjną jednostki, szczegółowy zakres kompetencji dyrektora, i pozostałych pracowników określa regulamin organizacyjny jednostki. 

Cele i zarządzanie ryzykiem
 
§ 7
1.	Cele jednostki są określane w rocznej perspektywie. 
2.	Cele jednostki na rok kolejny określa zespół w skład którego wchodzą: 
- dyrektor jednostki,
- główny księgowy,
- wyznaczony pracownik.
3.	Zespół określa cele jednostki na rok kolejny w terminie do 31 grudnia. 
4.	Wyznaczone przez zespół cele są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk, stanowiącym załącznik nr 3 do regulaminu. 
5.	Zespół określony w ust. 2 określa mierniki realizacji celów. Mierniki są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk. 
 
§ 8
1.      Raz w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyk w odniesieniu do celów ustalonych w trybie określonym w § 7 regulaminu.
2.      Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez:
            - identyfikację ryzyka,
            - monitorowanie realizacji zadań,
            - analizę ryzyka i podejmowanie działań zaradczych.
3.	W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytu wewnętrznego i zewnętrznego, wyniki ocen i kontroli. 
4.      Identyfikacji ryzyk dokonuje zespół określony w § 7 ust. 2 regulaminu.
5.      O terminie przeprowadzenia identyfikacji ryzyk decyduje dyrektor.
6.     Ponowna identyfikacja ryzyk jest przeprowadzana również przypadku istotnej zmiany warunków w których funkcjonuje jednostka.
7.      O przeprowadzeniu ponownej identyfikacji ryzyka decyduje dyrektor szkoły.
8.     Zidentyfikowane ryzyka są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk, stanowiącym załącznik nr 3 do regulaminu.
9.      Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie, mającej na celu określenie możliwych skutków wystąpienia danego ryzyka.
10.  Analizy  ryzyka dokonuje zespół określony w § 7 ust. 2 regulaminu.
11.  Przewidywane skutki wystąpienia ryzyka są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk.
§ 9
1.      Dyrektor i pozostali członkowie zespołu określonego w § 7 ust. 2 niniejszego regulaminu na postawie wyników analizy ryzyka i przewidywanych skutków wystąpienia danego ryzyka określają rodzaj możliwych reakcji na ryzyko (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie).
2.      Członkowie zespołu określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. Opisy działań w reakcji na ryzyko są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk, stanowiącym załącznik nr 3 do regulaminu.
3.      Odpowiedzialność za realizację działań mających na celu zmniejszenie ryzyka do akceptowanego poziomu ponosi dyrektor jednostki i osoby odpowiedzialne za realizację celów jednostki za dany rok.

 
Mechanizmy kontroli
 
§ 10
1.	Kontrolę finansową sprawuje dyrektor lub pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 Ustawy o finansach publicznych, 
2.	Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej, obejmuje: 
- zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
- badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
- prowadzenie gospodarki finansowej.
3.      Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani są:
- dyrektor, który przez kontrolę na etapie wstępnym i bieżącym, realizuje bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej,
- pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne realizowanie zadań oraz inne upoważnione osoby.
4.     Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez dyrektora już na etapie przygotowywania projektu finansowego. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania, a co za tym idzie – dokonania wydatku, stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru realizacji zadania.
5.     W ramach kontroli wstępnej umów należy zwrócić uwagę, czy ustalenia w nich zaproponowane a dotyczące kosztów są korzystne dla jednostki i mają pokrycie w planie finansowym.
6.     W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący:
- zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty dyrektorowi z wnioskiem o wprowadzenie odpowiednich zmian lub uzupełnień;
- odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami; zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości.
7.	Merytoryczne kwestie z zakresu obiegu dokumentów oraz gospodarki finansowej w formie procedur kontroli są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi – instrukcja kancelaryjna, regulamin kontroli. 
8.     Szczegółowe zasady przeprowadzania wewnętrznej kontroli finansowej zawarte są w zarządzeniu dyrektora ZOPO w Dukli Nr 3/2011 z dnia 3 października 2011 r. w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej w Zespole Obsługi Placówek Oświatowych w Dukli.
9.     Jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów określa instrukcja kancelaryjna, przyjęta zarządzeniem dyrektora ZOPO w Dukli Nr 4/2011 z dnia 3 października 2011 r. w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej.
 Monitorowane i ocena
 
§ 11
1.	Monitoring to proces oceny działania systemu w określonym czasie. 
2.	Dyrektor w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. 
3.	Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązany jest także pracownik pełniący funkcję kierowniczą – główny księgowy. 
4.	Wszyscy pracownicy przekazują dyrektorowi informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej. 
5.	Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej. 
6.	Dyrektor podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących procedur i regulaminów. 
 
§ 12
1.	Co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez dyrektora przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. 
2.	Samooceny dokonuje dyrektor. 
3.	Wyniki samooceny wpisywane są w kwestionariuszu samooceny, stanowiącym załącznik nr 4 do regulaminu. 

§ 13
1.	Wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w Zespole Obsługi Placówek Oświatowych. Ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, sporządzanego przez dyrektora za poprzedni rok. 
2.	Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej stanowi załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu. 

§ 14
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
  
…………………………………
(podpis dyrektora)